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Captura de órdenes
Las instrucciones de tus clientes llegan por correo, en cualquier formato y a cualquier hora. Un sistema de captura con IA las detecta, arma la carpeta de despacho, avisa qué falta y les hace seguimiento hasta el cierre.
El problema hoy
Instrucciones de despacho, cotizaciones, reclamos y spam conviven en la misma casilla. Detectar el encargo nuevo depende de que alguien lo vea a tiempo.
El documento faltante aparece recién cuando el embarque ya llegó y corren la ETA, el demurrage y el cliente llamando.
Saber cómo va cada encargo exige preguntarle al pedidor que lo lleva. Sin visibilidad común, la coordinación se paga en llamadas y correos internos.
Qué hace
03.1
Monitorea casillas de correo, carpetas compartidas o un portal — sin cambiar cómo trabajan tus clientes. Detecta instrucciones nuevas aunque vengan en el cuerpo del correo, adjuntas o en planilla.
03.2
Extrae el tipo de operación, la mercancía, las referencias y los plazos desde el texto libre del correo y sus adjuntos, y crea el encargo con sus datos estructurados.
03.3
Clasifica cada adjunto — factura, packing, BL, certificados — y lo asigna a la carpeta correcta, incluso cuando llegan en correos distintos y días separados.
03.4
Sabe qué documentos requiere cada tipo de operación y avisa qué falta apenas se crea el encargo — con el correo de solicitud al cliente listo para enviar.
03.5
Ordena la cola de trabajo por ETA, riesgo de demurrage, tipo de operación y cliente, para que el equipo ataque primero lo que de verdad apremia.
03.6
Tablero común con el estado de cada encargo y alertas cuando algo lleva demasiado tiempo detenido. Se conecta con el procesamiento documental y el agente normativo.
Cómo lo implementamos
1
Levantamos cómo llegan hoy las órdenes, qué documentos exige cada tipo de operación y quién hace qué.
2
Conectamos la ingesta a tu correo o portal en modo observación, sin intervenir la operación.
3
El sistema captura y arma carpetas en paralelo al proceso actual; comparamos cobertura y errores con la realidad.
4
Activamos alertas, checklist y tablero para el equipo, con ajustes según su feedback en las primeras semanas.
Preguntas frecuentes
No — ese es el punto. El sistema se adapta a cómo llegan hoy: correo libre, adjuntos, planillas. Si más adelante quieres ofrecer un portal, también lo construimos, pero no es requisito.
Todo lo capturado queda visible y corregible en el tablero; nada se descarta en silencio. Las correcciones del equipo alimentan la mejora del sistema.
Puede dejar el correo de solicitud de documentos redactado y listo, y enviarlo con aprobación de tu equipo. El envío automático sin revisión se activa solo si tú lo decides.
Contacto
Agenda un diagnóstico gratuito de 30 minutos. Revisamos tu flujo actual y te decimos — con honestidad — dónde la IA te sirve y dónde todavía no.